Koszty wynajmu biura – na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy

Przy wyborze biura nie chodzi tylko o cenę czynszu. Rzetelna analiza kosztów dodatkowych i warunków umowy pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. Warto sprawdzić opłaty eksploatacyjne, media, kaucję, zasady indeksacji i zapisy dotyczące kończenia umowy.

Przed podpisaniem umowy najmu biura warto sporządzić listę stałych i zmiennych kosztów, które będą wpływać na całkowity koszt najmu. Podstawowy czynsz (stawka za m2) to dopiero początek, ponieważ do rachunku należy dodać opłaty eksploacyjné (service charge/administracyjne) obejmujące utrzymanie budynku, sprzątanie, ochronę i administrację; dowiedz się, czy są one rozliczane pro rata do faktycznego zużycia i czy istnieje limit wzrostu w kolejnych latach. Ważne są koszty mediów: energia elektryczna, ogrzewanie/klimatyzacja, wodne i wentylacyjne – sprawdź, czy są licznik oddzielny dla Twojej powierzchni, jak rozliczane są odczyty i czy są minimalne opłaty stałe. Dodatkowe koszty obejmują utrzymanie części wspólnych (CAM), podatki od nieruchomości, ubezpieczenia budynku, a także ewentualne koszty parkowania, a w razie modernizacji powierzchni – prace adaptacyjne i ich rozliczenie między wynajmującym a najemcą (tzw. fit-out). Kaucja zabezpieczająca, zazwyczaj równowartość kilku miesięcznych czynszów, powinna być jasno rozliczana i zwracana w terminie po zakończeniu najmu. Zapis o indeksacji cen (np. roczny wzrost o określony wskaźnik inflacji lub KPI) musi mieć ograniczenia, aby nie przerastać budżetu; warto negocjować maksymalny roczny przyrost oraz możliwość renegocjacji przy długoterminowych umowach. Sprawdź też warunki wypowiedzenia, możliwość sublokacji, zapisy dotyczące przenoszenia praw i podjęcia decyzji o przedłużeniu umowy oraz sposób fakturowania i VAT, a także odpowiedzialność za naprawy i remonty – czy dotyczą tylko części wspólnej, czy także wnętrza, i która strona pokrywa koszty modernizacji. W skrócie: przygotuj zestawienie szacunkowych kosztów na najbliższe 12–24 miesiące, poproś o szczegółowy kosztorys eksploatacyjny, a przed podpisaniem umowy skonsultuj je z księgowością lub doradcą.

Chcesz zobaczyć najnowsze oferty?

👉 Sprawdź aktualne ogłoszenia na naszej stronie

Zobacz też:

👉 Profesjonalny wynajem komercyjny dla Firm